Jousiammuntaseura Robin Hood ei hyväksy minkäänlaista häirintää tai epäasiallista kohtelua toiminnassaan tai tapahtumissaan. Jokaisella harrastajalla, ohjaajalla, valmentajalla, toimijalla ja toimitsijalla tulee olla turvallinen ympäristö harrastaa ja harjoitella.
Jos epäasiallista käytöstä kuitenkin tapahtuu, alla on kuvattu toimintaohje epäasiallisen käytöksen tapauksen käsittelyyn.
- Valitus vastaanotetaan ja otetaan vakavasti
Seurassa valituksen ottavat vastaan nimettyinä henkilöinä häirintäyhdyshenkilö (Marja Raisoma) ja puheenjohtaja (Ari Helmiö). Yhteydenottajaa kiitetään yhteydenotosta ja häntä kuunnellaan kiireettömästi.
Valituksen vastaanottaja kirjaa ylös:
• valituksen sisällön
• päivämäärän
• kuka on ottanut valituksen vastaan
• ilmoittajan nimen, jos se on tiedossa
Jos valituksen vastaanottaja on muu kuin seurassa etukäteen nimetty henkilö, toimii hän kuten yllä, ja toimittaa valituksen seurassa asiasta vastaavalle henkilölle. Asian käsittelylle ilmoitetaan aikataulu. - Päätetään kuka tapausta käsittelee
Jokaisessa tapauksessa on huomioitava käsittelijöiden puolueettomuus erikseen. Jos joku etukäteen nimetyistä henkilöistä liittyy suoraan tapaukseen, nimeää seuran hallitus jonkun puolueettomaksi katsotun henkilön käsittelemään asiaa. Jos seurasta ei löydy tarpeeksi puolueettomia henkilöitä käsittelemään tapausta, voi ulkopuolista henkilöä pyytää mukaan esimerkiksi lajiliitosta tai toisesta seurasta mahdollisuuksien mukaan. - Arvioidaan rikos- ja lastensuojeluilmoituksen tarve
Seuran hallituksessa arvioidaan, onko kyseessä laiton toiminta vai seurassa itse selvitettävä tapaus. Epävarmassa tilanteessa kysytään neuvoa suoraan poliisilta, Rikosuhripäivystyksestä (www.riku.fi) tai Et ole yksin- palvelusta (www.etoleyksin.fi) kertomatta uhrin tai muiden asianosaisten nimiä. Jos valituksen vastaanottanut henkilö tekee rikosilmoituksen, mahdollisen rikoksen jatkokäsittely jätetään viranomaisille. Seuran sääntöjen vastaiseen muuhun toimintaan liittyen voidaan noudattaa tavallista kurinpidollista prosessia. Jos huoli herää alaikäisen hyvinvoinnista ja turvallisuudesta, on perusteltua tehdä lastensuojeluilmoitus. Neuvoa voi pyytää ottamalla yhteyttä oman alueen päivystävään lastensuojelun sosiaalityöntekijään. - Osapuolten kuuleminen, kun ei ole syytä epäillä rikosta
Kaikilla osapuolilla on oikeus tulla kuulluksi. Nämä kuulemiset kirjataan ylös, ja kuullut henkilöt saavat mahdollisuuden lukea heistä kirjatut tiedot kuulemisen jälkeen.
Kirjauksiin merkitään seuraavat asiat:
• ketä on kuultu
• million
• ketkä ovat olleet paikalla
• kuulemisten sisältö
• mitä on sovittu jatkosta
Osapuolia kuullaan luottamuksellisesti. Kun kuullaan alaikäisiä, täytyy vanhempia informoida, saada heiltä lupa, ja antaa heille mahdollisuus olla mukana kuulemisessa. Vanhempia tulee informoida jälkikäteen, mistä on puhuttu, ja millaisiin toimenpiteisiin on ryhdytty. - Päätökset
Hallitus tekee päätöksen jatkotoimenpiteistä. Myös mahdollisista kurinpidollisista toimenpiteistä, erityisesti koskien valmentajia tai muita aikuisia, päättää seuran hallitus seuran sääntöjen mukaisesti. - Kirjallinen yhteenveto
Hallitus tekee tapauksesta kirjallisen yhteenvedon. Yhteenvetoon kirjataan toimenpiteet, kuulemiset ja tehdyt päätökset. Yhteenvetoja säilytetään sovitussa paikassa tietoturvavaatimukset huomioiden.
Tiedottaminen
Päätöksestä informoidaan asiaankuuluvia henkilöitä. Jos valitus tai huoli on tullut suoraan yksityishenkilöltä, esimerkiksi vanhemmalta tai urheilevalta nuorelta, kerrotaan hänelle valitusprosessin etenemisestä ja ratkaisuista perusteluineen. Päätöksestä tiedotetaan yleisellä tasolla henkilöitä nimeämättä koko seuralle, jos sillä on koko seuran toiminnan kannalta merkitystä.