Robin Hood ry:n Tietosuojaseloste
(Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja. Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§.
Luotu 8.1.2012, päivitetty 29.1.2025.
1. Rekisterinpitäjä
Robin Hood ry
c/o Ari Helmiö
Keltasirkuntie 8B
02660 Espoo
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Ari Helmiö
hallitus@hood-espoo.fi
3. Rekisterin nimi
Robin Hood ry jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenasioiden hoitaminen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää yhdistyksen jäsenistä seuraavat tiedot, jotka on siirretty Olympiakomitean Suomisport -järjestelmään:
Henkilötiedot:
- henkilön täydellinen nimi
- henkilötunnus
- sukupuoli
- kansalaisuus
- kieli
Yhteystiedot:
- postiosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
Hallinnolliset tiedot:
- Sportti-ID (rekisterinumero Suomisport -järjestelmässä
- liittymispäivämäärä
- poistoaika (jäsen eronnut tai erotettu)
- syntymäpäivä
- kunta
- huoltajan nimi (jäsen alaikäinen)
- huoltajan sähköpostiosoite (jäsen alaikäinen)
- huoltajan puhelin (jäsen alaikäinen)
- tieto jäsenmaksun suorituksista jäsenyyden ajalta
- tiedot osallistumisesta tapahtumiin ja niihin liittyvien maksujen suorituksista
Muut tiedot, joita seura tarvitsee toimintaansa ja pitää yllä erikseen:
- tieto jäsenellä halussa olevista seuran avaimista
- tieto jäsenelle annetuista kunniamerkeistä
- tieto jäseneen kohdistuneista kurinpitotoimenpiteistä
- tieto jäsenen luottamus- tai työsuhteista yhdistyksessä
6. Henkilötietojen säilytysaika
Varsinaisia jäsentietoja säilytetään Suomisportissa viiden vuoden kuluttua jäsenen viimeisestä aktiivisuudesta. Muut tiedot poistetaan jäsenen eroamis- tai erottamisvuotta seuraavana vuonna.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan jäseneltä itseltään liittymisen yhteydessä. Yhteystietojen päivityksiä saadaan Suomisportista ja osa tiedoista muodostuu jäsensuhteen aikana.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Suomen Jousiampujain Liitolle luovutetaan Suomisportin kautta jäsenyystiedot lukuunottamatta maksutietoja ja tapahtumien osallistumistietoja.
Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteritietoja säilytetään ensisijaisesti sähköisessä muodossa Suomisportissa. Tiedot on salattu. Verkon yli siirrettäessä tiedot suojataan SSL- tai SSH-tekniikalla. Rekisterin palvelinlaitteistoa ylläpidetään hyvän ylläpitotavan mukaisesti.
Paperimuodossa olevia muita rekisteritietoja säilytetään lukitusti siten, että niihin pääsy on vain rekisterin käyttöön oikeutetuilla henkilöillä.
Rekisterin käyttö- ja ylläpito-oikeudet on rajatulla joukolla seuran toimihenkilöitä ja hallituksen jäseniä. Rekisterin käyttö on ohjeistettu.
10. Tarkastusoikeus
Rekisterissä olevalla on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkastukseen korvauksetta kerran vuodessa. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tästä kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjä korjaa tiedot henkilötietolain 29 §:n mukaisesti. Tiedonkorjaamispyynnöt on osoitettava rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietolain 30 §:n mukaiseen kieltoon henkilötietojensa käyttämisestä.