Robin Hood ry:n Tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja. Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§.

Luotu 8.1.2012, päivitetty 28.2.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Robin Hood ry

c/o Sari Sarani

Jokiniemenkuja 4

01301 Vantaa

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sari Sarani

hallitus@hood-espoo.fi

3. Rekisterin nimi

Robin Hood ry jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenasioiden hoitaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää yhdistyksen jäsenistä seuraavat tiedot:

Yhdistyslain vaatimukset:

henkilön täydellinen nimi
henkilön kotipaikkakunta
jäsenluokka

Yhteystiedot:

postiosoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite ja lupa sähköpostin käyttöön jäsenviestinnässä

Hallinnolliset tiedot:

jäsennumero
sportti-id (liiton rekisterinumero)

liittymispäivämäärä
toivottu asiointikieli

tieto jäsenmaksun suorituksista jäsenyyden ajalta
tieto jäsenellä halussa olevista seuran avaimet
tieto jäsenelle annetuista kunniamerkeistä
tieto jäseneen kohdistuneista kurinpitotoimenpiteistä
tieto jäsenen luottamus- tai työsuhteista yhdistyksessä

Muut henkilötiedot, näitä tarvitaan tilastointiin ja raportointiin Espoon kaupungille ja lajiliitoille

syntymäaika
sukupuoli

Alaikäisiltä jäseniltä tallennetaan lisäksi huoltajan tietoina:

nimi
puhelinnumero
sähköpostiosoite

Eronneista jäsenistö rekisteri sisältää seuraavat tiedot:

täydellinen nimi
jäsennumero
sportti-id
liittymispäivämäärä
jäsenyyden päättymispäivämäärä
tieto henkilöön annetuista kunniamerkeistä
tieto henkilöön kohdistetuista kurinpitotoimenpiteistä

6. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentietoja säilytetään henkilön ollessa seuran jäsen.

Rajattu joukko tietoja säilytetään myös jäsenyyden päättymisen jälkeen.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään liittymisen yhteydessä. Yhteystietojen päivityksiä saadaan Sportti-ID saadaan Suomen Jousiampujain Liitolta ja osa tiedoista muodostuu jäsensuhteen aikana.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Suomen Jousiampujain Liitolle luovutetaan jäsenistä seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika, sukupuoli, postiosoite, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä sekä jäsenluokka.

Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritietoja säilytetään ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Tiedot on salattu. Verkon yli siirrettäessä tiedot suojataan SSL- tai SSH-tekniikalla. Rekisterin palvelinlaitteistoa ylläpidetään hyvän ylläpitotavan mukaisesti.

Paperimuodossa olevia rekisteritietoja säilytetään lukitusti siten, että niihin pääsy on vain rekisterin käyttöön oikeutetuilla henkilöillä. Jäsennumero, nimi ja jäsenyyden alkamis- tai päättymispäivämäärä kirjataan myös hallituksen pöytäkirjoihin.

Rekisterin käyttö- ja ylläpito-oikeudet on rajatulla joukolla seuran toimihenkilöitä ja hallituksen jäseniä. Rekisterin käyttö on ohjeistettu.

10. Tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkastukseen korvauksetta kerran vuodessa. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tästä kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä korjaa tiedot henkilötietolain 29 §:n mukaisesti. Tiedonkorjaamispyynnöt on osoitettava rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietolain 30 §:n mukaiseen kieltoon henkilötietojensa käyttämisestä.